Was ist ein Prozessmanager und welche Aufgaben hat er?

Definition und Bedeutung des Berufs

In jedem Unternehmen laufen tagtäglich die unterschiedlichsten Prozesse ab, die aufeinander abgestimmt sein müssen, um eine hohe Kundenzufriedenheit und Produktivität zu erreichen. Hier übernehmen sie Aufgaben rund um die Gestaltung, Überwachung und Optimierung von Prozessen.

Die Bedeutung dieses Berufsbilds nimmt zu, da bei stark prozessorientierten Unternehmen die täglichen Abläufe von großer Bedeutung sind, um den Unternehmenserfolg zu sichern. Hinzu kommt der Wandel zur Digitalisierung. Daher sind an dieser Stelle Persönlichkeiten gefragt, die Abläufe auf digitale Wege umstellen können und diesen Prozess begleiten.

Die Verbesserung von Unternehmensprozessen erhöht Effizienz und Produktivität. Zudem sinken dank verbesserter Abläufe oftmals die Kosten, auf der anderen Seite steigt die Rendite. Durch das Erkennen von Fehlerquellen verbessert sich in vielen Fällen die Qualität des hergestellten Produkts oder der Dienstleistung.

Im Rahmen des Change Managements werden neue Technologien oder Arbeitsmethoden eingeführt. Hier begleitet der Prozessmanager die reibungslose Umstellung. Insbesondere mit Blick auf sehr komplexe Geschäftsprozesse ist es die Aufgabe des Prozessmanagers, den Überblick zu behalten und die problemlose Zusammenarbeit aller Beteiligten zu gewährleisten. Zugleich spielt ein Teil der Aufgaben ins Risikomanagement herein, denn erfahrene Prozessmanager erkennen auch Arbeitsschritte, die womöglich mit Gefahren verbunden sind.

Aufgaben eines Prozessmanagers

Prozessmanager übernehmen die Koordination von Mitarbeitern und sorgen für reibungslose Abläufe. Zu ihren Aufgaben gehört die Prozessverbesserung ebenso wie die Festlegung von Prozesszielen.

Prozessmanager analysieren Prozesse und identifizieren Erfolgsfaktoren. Zahlen und Informationen wie Umsatz, Gewinn und Rentabilität spielen dabei eine große Rolle. Oftmals werden auch Aspekte wie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit herangezogen. Zunächst dokumentiert der Prozessmanager bestehende Prozesse und nutzt dies als Grundlage für Verbesserungen. Er prüft, wo es Mängel gibt oder Einsparungen erzielt werden können. Oftmals erkennt er zudem einzelne Schritte, die überflüssig sind. Womöglich können Arbeitsabläufe digitalisiert werden.

Prozessmanager erarbeiten Optimierungsmaßnahmen und erstellen Maßnahmenpläne. Neben regelmäßigen Berichten an die Unternehmensführung beziehen Prozessmanager auch die Mitarbeiter ein. Sie koordinieren verschiedene Abteilungen und tragen so maßgeblich zur Qualitätssicherung bei.

Qualifikationen und Fähigkeiten eines Prozessmanagers

Je nach Branche und Unternehmen sind die Aufgaben eines Prozessmanagers sehr unterschiedlich. Zur Bewertung von Prozesse und deren Optimierung wird einiges an Fachkenntnis benötigt. Welches Wissen hier relevant ist, hängt stark von Unternehmen und Branche ab. Viele Prozessmanager haben sich auf Elektronik, IT, Produktion oder andere Felder spezialisiert. Dazu kommt wirtschaftliches Wissen sowie Erfahrung im Projektmanagement. Für viele Positionen sind gute IT- und Englischkenntnisse erforderlich.

Logistikunternehmen suchen oftmals Prozessmanager mit technischer Vorbildung, während in anderen Unternehmen womöglich mehr betriebswirtschaftliches Wissen gefragt ist. So setzen sich die benötigten Qualifikationen für eine Position als Prozessmanager aus Fachwissen, Erfahrung und Soft Skills zusammen.

Welche Voraussetzungen werden für den Beruf benötigt?

Die Wege in den Beruf sind sehr unterschiedlich. Oftmals wird ein abgeschlossenes Studium vorausgesetzt, dass idealerweise zur Branche passt. Im IT-Bereich ist beispielsweise Wirtschaftsinformatik eine gute Wahl. Da es um eine Aufgabe geht, in der viel Erfahrung gefragt ist, werden üblicherweise einige Jahre Berufserfahrung erwartet. In speziellen Weiterbildungen erlernen Prozessmanager die Prozessmodellierung, die Prozessanalyse oder die Prozessdokumentation.

Technische Kenntnisse und Soft Skills, die wichtig sind

Soft Skills sind gerade im Prozessmanagement nicht zu unterschätzen. Prozessmanager sollten logisch-analytisches Denkvermögen mitbringen. So erkennen sie, welche Prozesse verbessert werden sollten, als auch Fehler oder Schwachstellen. Dies gelingt dank Fachwissen und einem guten Beurteilungsvermögen.

Oftmals steht ein Prozessmanager vor komplexen Aufgaben. Lösungsorientiertes Arbeiten und Kritikfähigkeit sind hier wichtige Fähigkeiten. Oftmals tritt der Fall ein, dass Vorgesetzte oder Mitarbeiter nicht von der Notwendigkeit von Veränderungen überzeugt sind. Durchsetzungsvermögen, Kommunikationsstärke und Überzeugungskraft sind also ebenfalls gefragt.

Darüber hinaus sollten Prozessmanager mit einer Reihe spezifischer Tools und Software vertraut sein. Dazu gehören

• Tools zur Modellierung von Prozessen
• Software zur Datenanalyse
• Projektmanagement-Tools
• Kollaborations-Tools sowie
• Tools zur Prozessautomatisierung.

Des Weiteren sind Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken ein Vorteil. Zudem sollten Prozessmanager ein gutes Verständnis für Aspekte zum Thema Digitalisierung mitbringen.

Arbeitsumfeld und Branchen, in denen Prozessmanager tätig sind

Je nach Branche variieren die Aufgaben für Prozessmanager. In der Fertigungsindustrie geht es zumeist darum, Produktionsprozesse zu verbessern und eine hohe Qualität zu gewährleisten. Prozessmanager, die sich hauptsächlich mit IT und Technologie beschäftigen, optimieren Prozesse rund um die Entwicklung von Software oder im IT-Service. In der Finanzbranche liegt ein Schwerpunkt oftmals auf der Verbesserung von Finanztransaktionen oder dem Risikomanagement.

Weitere interessante Branchen sind

• Das Gesundheitswesen
• Die Logistik
• Der öffentliche Sektor und
• Das Bildungswesen.

Herausforderungen und Chancen im Beruf des Prozessmanagers

Allein die tägliche Arbeit im Umgang mit komplexen Prozessen und großen Datenmengen birgt einige Herausforderungen. Es kann auch der Fall eintreten, dass die Erfolgskontrolle ebenfalls schwierig ist, da noch keine etablierten Messgrößen vorliegen.

Hinzu kommt, dass das Etablieren eines Veränderungsmanagements in vielen Unternehmen auf Widerstand bei Führungskräften oder in der Belegschaft stößt. Change Management ist mit tiefgreifenden Veränderungen in der Unternehmenskultur verbunden. Daher stehen Prozessmanager vor der Aufgabe, mit zahlreichen Personen im Unternehmen zu kommunizieren.

Auf der anderen Seite machen zahlreiche Chancen den Beruf attraktiv. Prozessmanager tragen zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen bei. Die attraktiven Karrierechancen sowie die vielfältigen Aufgaben machen den Beruf sehr interessant.

Berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Karrierechancen

Prozessmanager werden gelingt über eine Weiterbildung, die auch im Fernstudium bei der sgd absolviert werden kann. Ohnehin ist in diesem Beruf die Bereitschaft zur stetigen Weiterbildung gefordert. Später besteht die Möglichkeit, Führungspositionen zu besetzen. Zudem spezialisieren sich viele Prozessmanager auf bestimmte Branchen oder Tools. Andere wiederum konzentrieren sich auf das Projektmanagement oder Change Management. Außerdem stehen Prozessmanagern berufliche Chancen in Unternehmensberatungen oder im Qualitäts- oder Innovationsmanagement offen. Einige Prozessberater machen sich auch mit einem eigenen Beratungsunternehmen selbstständig.

Gehalt und Verdienstmöglichkeiten als Prozessmanager

Jährlich kann ein Prozessmanager zwischen 45.000 und 90.000 Euro im Jahr verdienen. Viele verdienen rund 65.000 Euro im Jahr. Die Höhe des Gehalts eines Prozessmanagers hängt jedoch von zahlreichen Faktoren wie der Berufserfahrung und der Unternehmensgröße ab.

Durchschnittliches Gehalt und Faktoren, die das Einkommen beeinflussen können

Das Gehalt eines Prozessmanagers fällt sehr unterschiedlich aus. Das durchschnittliche Monatsgehalt wird mit rund 4.300 Euro brutto angegeben. Um diese Summe zu erreichen, sind allerdings neun oder mehr Jahre Berufserfahrung notwendig. Berufseinsteiger verdienen in den ersten Jahren im Beruf oftmals rund 3.600 Euro brutto im Monat. Bundesland und Branche haben einen großen Einfluss auf die Gehaltsaussichten. Spezielle Qualifikationen und Kenntnisse erhöhen die Chance auf ein höheres Gehalt.

Unterschiede in der Bezahlung je nach Branche und Erfahrung

Mit viel Berufserfahrung und entsprechenden Qualifikationen kann ein Prozessmanager aber auch mehr als 90.000 Euro im Jahr verdienen. In diese Gehaltsklasse kommen Prozessmanager in der Regel, wenn sie Führungsaufgaben in größeren Unternehmen oder wichtigen Branchen übernehmen.

Häufig gestellte Fragen zum Beruf des Prozessmanagers

Was ist ein Prozessmanager?

Prozessmanager planen, gestalten, überwachen und optimieren Geschäftsprozesse. Dabei behalten sie nicht nur den Überblick über komplexe Abläufe, sondern sorgen dafür, dass diese effizient und reibungslos gestaltet sind. Die Aufgaben sind dabei je nach Unternehmen und Branche breit gefächert und reichen von der Analyse von Prozessen über deren Optimierung bis hin zur Überwachung von Abläufen.

Was macht ein Prozessmanager?

Prozessmanager planen, steuern und optimieren Geschäftsabläufe. Hierfür analysieren sie bestehende Prozesse und erkennen Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale. Neben der Entwicklung neuer Prozesse begleiten sie auch deren Umsetzung und überwachen diese. Hierbei findet eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung statt. Viele Prozessmanager sind daher auch für ein gelebtes Change Management im Unternehmen verantwortlich.

Was verdient ein Prozessmanager?

Das Gehalt eines Prozessmanagers kann stark variieren. Neben der Branche und der Unternehmensgröße spielen vor allem Berufserfahrung und Qualifikationen eine große Rolle. Das Einstiegsgehalt liegt oftmals bei 40.000 bis 60.000 Euro brutto im Jahr. Nach rund zehn Jahren im Beruf sind Gehälter von 90.000 Euro oder mehr im Jahr möglich.

Wie wird man Prozessmanager?

Es gibt keine festgelegte Ausbildung zum Prozessmanager. Ein Weg führt über ein Studium in einem fachlich relevanten Bereich einige Jahre Berufserfahrung. Zudem sind weitere Qualifikationen und Zertifizierungen gefragt. Mittlerweile kann die Weiterbildung zum Prozessmanager auch als Fernstudium absolviert werden.

Fazit: Warum der Beruf des Prozessmanagers eine interessante Option sein kann

Gerade die Vielseitigkeit mit Blick auf Branchen und Aufgaben machen das Berufsfeld Prozessmanagement sehr interessant. Prozessmanager nehmen in vielen Unternehmen eine zentrale und wichtige Rolle ein, die direkte Auswirkung auf den Erfolg des Unternehmens hat. Außerdem bietet das Berufsbild interessante Karrierechancen sowie die Möglichkeit, sich zu spezialisieren. Gerade mit Blick auf die Digitalisierung wird das Prozessmanagement in Zukunft weiter an Bedeutung zunehmen.