Mitarbeiterversammlung

Gesetzliche Regelungen einer Mitarbeiterversammlung

Die Mitarbeiterversammlung wird von der Geschäftsführung einberufen. Im Gegensatz zur Betriebsversammlung, die in der Regel vom Betriebs- oder Personalrat einberufen wird, gibt es keine strikten gesetzlichen Vorgaben. Eine Mitarbeiterversammlung ist nicht öffentlich. In Gesetzen zum Arbeitsrecht ist vorgesehen, dass die Einladung mindestens eine Woche vorher in geeigneter Weise, dies kann auch ein Aushang sein, erfolgen muss. Eine Mitarbeiterversammlung muss mindestens einmal im Jahr während der Arbeitszeit stattfinden. In diesem Fall stellt der Vorsitzende der Mitarbeitervertretung einen Tätigkeitsbericht vor. An der Mitarbeiterversammlung nimmt die gesamte Belegschaft teil.

Unterschied zwischen Mitarbeiter- und Betriebsversammlung

Der Betriebsrat oder Personalrat muss einmal im Quartal eine Betriebsversammlung durchführen. Mitarbeiterversammlungen werden dagegen immer vom Arbeitgeber einberufen. Bei einer Betriebsversammlung geht es um die Kommunikation zwischen dem Betriebsrat und den Mitarbeitern, die hier Informationen austauschen können. Der Betriebsrat kann seinen Tätigkeitsbericht vorstellen und zu Beschlüssen Stellung nehmen. Darüber hinaus können in Unternehmen Teilversammlungen oder Abteilungsversammlungen stattfinden.

Art und Weise der Benachrichtigung an die Belegschaft

Manche Chefs gehen einfach kurz durch alle Räume und sagen den Mitarbeitern Bescheid. Besser ist eine schriftliche Einladung. Je wichtiger und offizieller der Anlass und je größer das Unternehmen, desto früher sollte die Einladung verschickt werden. In den meisten Fällen reicht eine Einladung per E-Mail.

Zeitpunkt der Einladung zur Mitarbeiterversammlung

Die Einladung zur Mitarbeiterversammlung ist für Mitarbeiter oft mit Unsicherheiten verbunden. Sie stellen sich die Frage, worum es bei dem Termin wohl gehen wird. Auch um Gerüchten vorzubeugen, sollten Sie daher schon in der Einladung die Themen der Mitarbeiterversammlung nennen.  Oft erfolgt die Einladung zur Mitarbeiterversammlung sehr kurzfristig, insbesondere wenn es um aktuelle Themen geht. Sind regelmäßige Mitarbeiterversammlungen üblich, sollten Sie Ihre Mitarbeiter schon drei bis vier Wochen zuvor informieren. Einige Tage vorher ist dann eine Erinnerungs-E-Mail sinnvoll. Bei aktuellen Themen sollten Sie die Mitarbeiter möglichst zeitnah informieren, um Spekulationen zu vermeiden und genügend Zeit zur Vorbereitung einzuräumen.

Klare Kommunikation zu Zweck und Anlass der Mitarbeiterversammlung

Idealerweise steht schon im Betreff „Einladung zur Mitarbeiterversammlung“ und das Thema des Termins (nicht als Anhang) sowie Zeit und Ort des Treffens. Eine kurze Agenda sollte ebenfalls gleich in der E-Mail zu finden sein mit:

• den Sprechern,
• den Themen,
• der Dauer der Veranstaltung und
• der Möglichkeit, Fragen zu stellen. 

Termin und Räumlichkeiten für die Mitarbeiterversammlung

Versuchen Sie, einen Termin zu finden, an dem möglichst viele Mitarbeiter (auch Teilzeitkräfte oder Außendienstmitarbeiter) Zeit haben. Idealerweise wissen Sie in etwa, wie viele Mitarbeiter zum angekündigten Termin erscheinen werden und suchen einen entsprechenden Raum aus, zum Beispiel den großen Besprechungssaal, die Kantine o. Ä. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass alle Mitarbeiter im Raum Platz haben. Ist dies nicht möglich, ist es eventuell sinnvoll, gleich zwei Termine anzuberaumen.

Themen der Eröffnungsrede

Bei Mitarbeiterversammlungen werden oft lange Reden gehalten, bei denen die Mitarbeiter zum passiven Zuhören gezwungen sind. So werden allerdings Interesse und Aufmerksamkeit rasch schwinden. Eine mitreißende Eröffnungsrede kann dem entgegenwirken. Die Themen der Eröffnungsrede werden sich natürlich nach dem Anlass der Versammlung richten. Der erste Redner gibt meist einen Ausblick auf den weiteren Verlauf, ordnet das Thema ein und nennt Fragestellungen oder Probleme, um die es geht. Schwerpunkte des Anlasses und mögliche Besonderheiten können ebenfalls gleich in der Eröffnungsrede vorkommen.  Auch Erwartungen und Ziele an die Versammlung sollten frühzeitig benannt werden. Die Eröffnungsrede sollte nicht allzu lang sein, sondern sich auf die wichtigsten Themen des Treffens beziehen.

Fazit Mitarbeiterversammlung

Mit der rechtzeitigen Einladung, die das Thema und eine kurze Agenda enthält, werden Ihre Mitarbeiter informiert, worum es bei der Mitarbeiterversammlung geht, und können sich vorbereiten, wodurch Spekulationen vorgebeugt wird. Dies wiederholen Sie auch in Ihrer Eröffnungsrede. Idealerweise werden die Mitarbeiter bei der Versammlung aktiv eingebunden und erhalten Gelegenheit, sich zu äußern und Fragen zu stellen.