Mitarbeitergespräch führen

Für Vorgesetzte ist eine gute Vorbereitung ebenfalls wichtig, auch wenn Mitarbeitergespräche zu führen Teil ihrer täglichen Arbeit ist.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Oftmals gibt es für regelmäßige Personalgespräche feste Termine, beispielsweise einmal im Jahr. Gibt es einen speziellen Anlass, kann ein Personalgespräch aber auch gesondert terminiert werden. Thematisch kann es beispielsweise gehen um:

• Zielvereinbarungen,
• Weiterbildungen,
• Arbeitsabläufe,
• ein persönliches Feedback oder
• Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen. 

Welche Arten der Mitarbeitergespräche gibt es?

Je nach Anlass des Gesprächs lassen sich Personalgespräche in verschiedene Arten einteilen. Anlässe für Mitarbeitergespräche sind zum Beispiel:

• das Ende der Probezeit,
• häufige Krankheit,
• Veränderungen am Arbeitsplatz
• bei Konflikten.

Das Jahresgespräch

Weit verbreitet sind Jahresgespräche. In einigen Unternehmen finden diese Mitarbeitergespräche aber auch einmal im Vierteljahr oder einmal pro Halbjahr statt. Inhaltlich geht es dabei meist um die Arbeit und die Leistung des Mitarbeiters, aber auch um Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten. Zielvereinbarungen für das nächste Jahr werden festgelegt und erreichte Ziele des letzten Jahres besprochen. Mitarbeiter erhalten im Jahresgespräch eine Rückmeldung zu ihrer Arbeit und einen Ausblick für die Zukunft. Zudem eignet sich das Mitarbeiterjahresgespräch für Fragen seitens der Arbeitnehmer.

Die Gehaltsverhandlung

Lohngespräche oder Gehaltsverhandlungen werden häufig zu den regulären Gesprächsterminen geführt und in die Jahresgespräche integriert. Sie können aber auch speziell terminiert werden, z. B. wenn das Arbeitsverhältnis schon länger besteht. In der Gehaltsverhandlung kann es auch um

• den Arbeitsvertrag,
• die Verhandlung einer Gehaltserhöhung,
• mögliche Bonuszahlungen

oder andere Vorteile, wie z. B. einen Firmenwagen, gehen. In jedem Fall sollten sich beide Seiten auf die Gehaltsverhandlung vorbereiten, beispielsweise durch Übungsbeispiele für das Mitarbeitergespräch.

Das Feedbackgespräch

Ähnlich wie in einem Jahresgespräch mit Mitarbeitern geht es auch im Feedbackgespräch um den aktuellen Stand im Job und um das weitere Entwicklungspotenzial des Mitarbeiters. Der Begriff Feedbackgespräch wird synonym zum Begriff Jahresgespräch gebraucht. Vorgesetzte sollten Lob ebenso ansprechen wie Kritik. Im Regelfall einigen sich beide Seiten am Ende des Gesprächs auf eine Vereinbarung zum weiteren Vorgehen.

Das Kritikgespräch

Schwierige Mitarbeitergespräche sind beispielsweise Themen wie längere Krankheit oder Probleme im Team. Ein Kritikgespräch kann auch Probleme in Arbeitsabläufen beinhalten. Als Unterstützung können sich Personalverantwortliche mit einem Leitfaden auf schwierige Mitarbeitergespräche vorbereiten. Kritik sollten Vorgesetzte in jedem Fall sachlich und konstruktiv vorbringen. Im besten Fall erarbeiten im Kritikgespräch beide Seiten gemeinsam Lösungsansätze und treffen entsprechende Vereinbarungen.

Rahmenbedingungen für ein Mitarbeitergespräch

Idealerweise erfolgt ein Mitarbeitergespräch in einer ruhigen und angenehmen Atmosphäre ohne Zeitdruck. Gesprächsführend ist der Vorgesetzte, der Mitarbeiter sollte sich jedoch nicht passiv verhalten. Bereits zur Ankündigung des Mitarbeitergesprächs sollte eine ungefähre Dauer festgelegt werden. Einladungen zum Mitarbeitergespräch gibt es auch als kostenlose Vorlagen.

Führungskräfte haben beim Gespräch oftmals einen Personalbogen, einen Leitfaden oder eine Checkliste für das Mitarbeitergespräch zur Hand, welche als Leitfaden im Unternehmen meist schon vorliegen. Es gibt aber auch kostenlose Vorlagen für Mitarbeitergespräche und Mitarbeitergespräch Leitfäden als Vorlage.

In der Regel sprechen Führungskräfte beim Personalgespräch unter vier Augen mit ihren Angestellten. Je nach Tarifvertrag oder den üblichen Vorgehensweisen im Unternehmen kann auch ein weiteres Mitglied der Geschäftsleitung oder vom Betriebsrat anwesend sein. Der Mitarbeiter kann in diesem Fall eine Vertrauensperson oder ebenfalls ein Betriebsratsmitglied zum Gespräch mitbringen. Es gibt hierfür aber keine gesetzlichen Vorgaben. Bei Streitgesprächen werden oft externe Gesprächsführer, sogenannte Supervisor, hinzugezogen, die dem Gespräch eine Richtung geben.

Aufgaben, Ziele und Inhalt eines Mitarbeitergesprächs

Das Ziel eines Mitarbeiterdialogs ist, gegenseitiges Vertrauen herzustellen und die Kommunikation zu verbessern. Führungskräfte möchten zudem die Mitarbeiter für die Unternehmensziele gewinnen. Regelmäßige Gespräche dienen auch der Mitarbeitermotivation. Der Vorgesetzte kann dem Mitarbeiter Perspektiven und weitere Karriereoptionen aufzeigen. Darüber hinaus lässt sich im Gespräch mit dem Mitarbeiter oft rechtzeitig feststellen, ob es möglicherweise Probleme oder Konflikte im Team oder mit festgelegten Arbeitsabläufen gibt. Mitarbeiter erhalten ein Feedback zu ihrer Arbeit und können im Gespräch Fragen stellen. Zudem werden Ziele für beide Seiten besprochen und Zielvereinbarungen festgelegt.

Sie dürfen die Einladung zum Personalgespräch übrigens nicht ausschlagen. Die Ablehnung eines Mitarbeitergesprächs ist ein Verstoß gegen die arbeitsrechtlichen Pflichten des Arbeitnehmers. Sie müssen zudem Auskunft über alle Sachverhalte geben, die mit Ihrem Aufgabenbereich zu tun haben.

Auch zu negativen Aspekten außerhalb der eigentlichen Arbeit muss der Arbeitnehmer Stellung nehmen, beispielsweise zu einem negativen Kommentar über das Unternehmen in sozialen Netzwerken. Derartige Fragen gehören nicht zu den unzulässigen Fragen im Mitarbeitergespräch.

Aufbau des Mitarbeitergesprächs

Ein Personalgespräch kann mit der Vorstellung der Gesprächsziele und einem Rückblick mit kritischer Analyse der letzten Monate beginnen. Smalltalk erleichtert den Gesprächseinstieg. Oftmals äußert der Vorgesetzte danach Lob und Kritik. Im Anschluss formulieren viele Arbeitgeber weitere Entwicklungsziele. Danach werden gemeinsam mögliche Zwischenschritte auf dem Weg dorthin besprochen und am Ende des Gesprächs die bisherigen Ziele zusammengefasst und das weitere Vorgehen festgelegt. Für Fragen des Mitarbeiters sollte genug Raum bleiben. 

Beispiel zum Ablauf eines Mitarbeitergesprächs: 

1. Gesprächseinstieg mit Smalltalk

2. Analyse und Feedback:

• aktuelle Aufgaben
• erreichte Erfolge und Ziele
• mögliche Kritik 

3. Planung und Ziele:

• Veränderungen
• neue Aufgaben
• Zielvereinbarungen

4. Perspektive und Entwicklung:

• berufliche und persönliche Perspektiven und Wünsche
• Weiterbildung und Förderung

5. Gesprächsabschluss: Dank und Ausblick auf weitere Zusammenarbeit

• schriftliches Festhalten der getroffenen Vereinbarungen und besprochenen Punkte

Während des Gesprächs ist von beiden Seiten aktives Zuhören gefragt. Der Arbeitgeber sollte dabei die Meinungen und Aussagen seiner Mitarbeiter wertschätzen und einbeziehen. Beide Seiten dürfen Feedback stets klar und konstruktiv äußern.

Wie bereitet man ein Mitarbeitergespräch vor?

Beide Seiten sollten sich auf ein Personalgespräch vorbereiten. Oft ist es sinnvoll, Ziele und Fragen vorab schriftlich zu formulieren. Ein Gesprächsleitfaden oder eine Mitarbeitergesprächs-Checkliste als pfd können bei der Vorbereitung helfen. Bei der Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch helfen zudem Mitarbeitergespräch-Vorlagen und Mitarbeitergespräch-Beispiele.

Vorbereitung Mitarbeitergespräch als Arbeitgeber

Die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs ist zunächst Aufgabe der Führungskraft, die einen passenden Termin festlegt und eine Einladung zum Mitarbeitergespräch versendet. Damit sich beide Seiten auf das Gespräch vorbereiten können, kann der Vorgesetzte eine Liste mit möglichen Themen an den Mitarbeiter weitergeben. Personalverantwortliche sollten Mitarbeitergespräche als Führungsmittel sehen, sich professionell auf das Gespräch vorbereiten und in der Vorbereitung wie auch im Gespräch selbst respektvoll mit dem Mitarbeiter umgehen. 

Der Arbeitgeber muss bei einem Personalgespräch auch Kritik ansprechen und dabei sachlich bleiben. Konstruktive Kritik mit Verbesserungsvorschlägen ist häufig ein guter Weg. Beim Gespräch selbst sollte der Vorgesetzte als Gesprächsführer mit positiven Aspekten und Erfolgen beginnen und bei Problemen und Kritik persönliche Angriffe vermeiden. Oft ist es besser, dem Mitarbeiter die eigene Wahrnehmung mitzuteilen, beispielsweise mit Formulierungen wie: „Auf mich macht das folgenden Eindruck ...“ 

Auch ist es die Aufgabe des Vorgesetzten, eine angenehme Atmosphäre aufzubauen. Dies gelingt beispielsweise, indem er den Mitarbeiter einbezieht und ihm Fragen stellt wie:

• Woran arbeiten Sie gerade?
• Kommen Sie mit Ihren Projekten gut klar?
• Haben Sie Probleme, bei denen wir Ihnen helfen können?
• Wo würden Sie sich gerne noch weiterentwickeln?
• Wie können wir Ihnen dabei helfen? 

Wurde zum Abschluss des Personalgesprächs eine Vereinbarung getroffen oder Ziele festgelegt, wird der Vorgesetzte kontrollieren, ob der Mitarbeiter diese einhält. Zielvereinbarungen sollten schriftlich festgehalten werden, damit sie für beide Seiten jederzeit nachvollziehbar sind.

Vorbereitung Mitarbeitergespräch als Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer sollten sich gut auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten und ihre persönlichen Ziele festlegen. Insbesondere, wenn es zuvor Probleme gab, sollte sich der Arbeitnehmer auf Kritik einstellen. Rechtfertigungen sind hier aber fehl am Platz. Besser ist es, sich gut vorzubereiten und beispielsweise mit Verbesserungsvorschlägen in das Gespräch zu gehen. Es gibt vorgefertigte Fragebögen für das Mitarbeitergespräch, mit deren Hilfe man seine Fragen listen kann.

Auch wenn es im Gespräch einmal um negative Themen geht, ist es wichtig, jederzeit sachlich zu bleiben. Es macht meist einen sehr guten Eindruck, Interesse zu zeigen sowie seine Loyalität mit dem Unternehmen und seinen Zielen zu bekunden. Viele Arbeitgeber und Vorgesetzte wünschen sich in einem Gespräch selbst Feedback. Daher kann sich der Mitarbeiter schon zuvor überlegen, was er an dieser Stelle seinem Chef mitteilen möchte.

Für Fragen bietet das Personalgespräch oft genügend Raum. Wurden Ziele und Vereinbarungen festgelegt, ist es die Aufgabe des Mitarbeiters, diese bestmöglich umzusetzen.

Ergebnisse eines Mitarbeitergesprächs

Das Zusammenfassen von Kernaussagen und Ergebnissen ist bei vielen Gesprächen sinnvoll. Häufig wird ein Mitarbeitergespräch-Protokoll angefertigt, das aber nur die Teilnehmer erhalten. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Mitarbeitergespräch rechtliche Folgen haben könnte. Mit Zustimmung des Mitarbeiters kann der Chef aber ein Formular mit Vereinbarungen, beispielsweise zu Bildungsmaßnahmen, an die Personalabteilung weitergeben. Ein Muster für ein Mitarbeitergesprächs-Protokoll kann man sich online kostenlos downloaden. 

Personalgespräche führen - Wie steigere ich meine Kompetenz?

Führungskräfte, insbesondere am Anfang ihrer Karriere, lernen in speziellen Kursen, wie sie ein Mitarbeitergespräch führen. Eine Möglichkeit ist das bei der sgd angebotene IHK-Führungstraining – 6-Stufen-Programm für Führungskräfte und Führungsnachwuchs. Hier lernen Führungskräfte, wie sie Mitarbeiter motivieren und fördern. Der IHK-Lehrgang ist bei Arbeitgebern ein guter Nachweis für die Kompetenz eines Personalverantwortlichen und seine Fähigkeit, Personal zu führen.

Auch um Supervisor zu werden, was insbesondere im sozialen Bereich gefragt ist, gibt es ein Führungstraining Supervision mit IHK-Zertifikat. Auch bei einer Weiterbildung in der Personalentwicklung oder einer Ausbildung zum/zur Geprüfte/n Personalfachkaufmann/-frau IHK  werden Führungsskills erlernt, um erfolgreiche Mitarbeitergespräche zu führen.