E-Mail auf Englisch schreiben

Beim Verfassen einer E-Mail auf Englisch kommt immer wieder die Frage auf, welche Formulierungen und Floskeln angemessen und üblich sind. Vor allem bei der Geschäftskorrespondenz ist es wichtig, keine Fehler zu machen, um professionell zu kommunizieren. In diesem Beitrag soll deshalb deutlich werden, welche Informationen in eine E-Mail gehören und worauf bei der Formulierung besonders geachtet werden sollte.

Aufbau einer E-Mail auf Englisch

Der Aufbau einer E-Mail auf Englisch ist nahezu identisch mit einer E-Mail in deutscher Sprache und besteht aus folgenden Teilen: 

  • dem Header, in dem die Empfängeradresse steht, 
  • dem Betreff (subject), in welchem das Thema zusammengefasst wird, 
  • dem Hauptteil (content), wozu auch die Begrüßung (greeting), die Einleitung (opening) und der Abschluss (closing) gehören. 
  • Außerdem gibt es die Möglichkeit, Dateien oder Fotos als Anhänge hinzuzufügen. Auf Englisch heißt der Anhang „attachment“. 

Im Folgenden sollen alle Elemente einer englischen E-Mail mit beispielhaften Formulierungen erklärt werden.


Betreff (subject) in der E-Mail

Der Betreff besteht aus einem kurzen Satz oder einer Phrase und bringt den Inhalt der E-Mail auf den Punkt. Damit kann der Empfänger die E-Mail leichter einordnen und weiß ungefähr, um welches Thema es sich handelt. Eine einfache Begrüßung oder Hinweis ist hier nicht ausreichend, es geht wirklich darum, zusammenzufassen, was durch die E-Mail erreicht werden soll.

Englische Abkürzung in Emails Englische Form Deutsche Übersetzung
Cc (in Headerzeile) carbon copy Durchschlag (weitere Empfänger, aber nicht direkte Adressaten)
Bcc (in Headerzeile) blind carbon copy Blindkopie (ist für weitere Empfänger nicht sichtbar)

Beispiel für einen E-Mail Betreff im Englischen

Anfrage zu Rechnung mit der Nummer 123 request for invoice 123
Vorstellung der neuen Software presentation of the new software
Vorbereitung für den Meeting-Termin am Montag preparation for meeting on monday

Da es für den Betreff ein gesondertes Feld gibt, ist kein Doppelpunkt, Komma oder sonstiges Satzzeichen am Ende der Betreffzeile nötig. 

Richtige Anrede für die englische Mail – Opening

Um von Anfang an den Adressaten richtig anzusprechen, ist es wichtig zu beachten, welche Anrede gewählt wird. Schon hier wird klar zwischen einer formellen Anrede und einer informellen, also umgangssprachlichen, Anrede unterschieden. Hier gilt immer: Sobald Sie sich im privaten Umfeld befinden oder die Person schon persönlich kennen, ist eine informelle Anrede passend. Sobald es jedoch um Geschäftskontakte oder unbekannte Personen geht, ist die formelle Anrede angebracht. 
Ist der vollständige Name eines Adressaten bekannt, kann dieser mit „Dear Mr“ (für einen Mann), „Dear Mrs“ (für eine verheiratete Frau) oder „Dear Ms“ (für eine unverheiratete oder den Familienstand einer unbekannten Frau) vor dem Nachnamen angesprochen werden. Die Form „Ms“ wird in der modernen Kommunikation jedoch eher selten verwendet und kann daher vernachlässigt werden. 
Ist kein Ansprechpartner bekannt, gleicht „Dear Sir or Madam“ dem deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“. So werden alle möglichen Adressaten angesprochen.
 
Formulierungshilfen für die Anrede in der englischen E-Mail: 

Dear Mr, Ms, Mrs, Miss Sehr geehrte/-r
Dear Sir / Sirs Männlicher Adressat (britisches Englisch)
Dear Madam Weiblicher Adressat (britisches Englisch)
Dear Gentlemen Männlicher Adressat (amerikanisches Englisch)
Dear Ladies Weiblicher Adressat (amerikanisches Englisch)
Dear Sir or Madam Unbekanntes Geschlecht (britisches Englisch)
Dear Ladies and Gentlemen Unbekanntes Geschlecht (amerikanisches Englisch)
Hi, Hello Informelle Anrede für persönliche Kontakte

Wichtig zu beachten ist, dass in der englischen Sprache immer auch zwischen amerikanischem und britischem Englisch unterschieden wird. Im Fall der Anrede wird im Amerikanischen eher von „Ladies and Gentlemen“ und im Britischen eher von „Sir or Madam“ gesprochen. 

Es sollte daher auch darauf geachtet werden, in welchem Land sich die Ansprechpartner befinden, um die Anrede entsprechend anpassen zu können. 
 

Inhalt der englischsprachigen E-Mail (content)

Der Inhalt einer E-Mail kann sich in verschiedene Abschnitte aufteilen und beginnt, wie auch Briefe oder andere Dokumente, mit der Einleitung.

Hierfür können folgende Formulierungen für die Einleitung der englischen E-Mail passend sein:

I am writing to ... Ich schreibe ... zu ...
With reference to In Bezug auf
I am due to / I am to Ich habe vor / Ich muss
I hope to / I intend to Ich hoffe / Ich habe vor ... zu …
I am writing to inquire …. Ich schreibe Ihnen, um … zu fragen.
I reply to your email … Ich antworte auf Ihre E-Mail …
Thank you for your email about … Vielen Dank für Ihre E-Mail bezüglich …
I recently wrote to you about … Ich habe Ihnen kürzlich wegen … geschrieben.

Falls bereits Kontakt via Telefon oder E-Mail erfolgt ist, hilft es, sich am Anfang der E-Mail darauf zu beziehen. So weiß der Adressat direkt, um was es geht. Gerade wenn noch nicht ganz klar ist, wer der richtige Adressat ist, kann der Betreff helfen, die E-Mail an die passende Person intern weiterzuleiten.

Nach einer kurzen Einleitung, kommt nun der Hauptteil der E-Mail. Hierbei sollte dem Adressaten schnell klar werden, worum es geht. Versuchen Sie sich deshalb kurz zu fassen, aber trotzdem alles Wichtige in den Text einfließen zu lassen.

Falls mehrere Absätze notwendig sind, werden diese zur besseren Lesbarkeit durch eine Leerzeile getrennt. Auch hier ist wieder der Sprachstil zu beachten. So sollten geschäftliche E-Mails eher formell gehalten werden. Abkürzungen wie „I´ll“ oder „it’s“ gehören deshalb eher in informelle E-Mails. In formellen Satzkonstruktionen sollten diese gekürzten Formen ausgeschrieben werden. Aus „I´ll […]“ wird dann „I will […]“.

Außerdem sollten lange Sätze und Füllwörter wie „finally“, „after“ oder „all the same“ eher gemieden werden.

Der Text einer E-Mail wird zudem linksbündig formatiert und sollte in einer leserlichen Schriftart und Schriftgröße erstellt werden.

Je nach Thematik haben wir Ihnen hier Formulierungshilfen für den Hauptteil einer englischen E-Mail zusammengestellt: 

In der E-Mail um etwas bitten

I would be interested to find out more about … Ich wäre an weiteren Informationen über ...
Could you possibly …? Könnten Sie vielleicht …
I would be delighted to … Ich wäre sehr erfreut …
Could you please … Könnten Sie mir bitte …

Via E-Mail einen Termin vereinbaren

I would welcome the opportunity to meet with you in person. Ich würde sehr gerne die Gelegenheit nutzen, Sie zu einem persönlichen Gespräch zu treffen.
When are you free this week? Wann passt es Ihnen diese Woche?
Would you like to get together for lunch/coffee/dinner to discuss this in person? Könnten wir uns einmal zum Mittagessen / auf einen Kaffee / zum Abendessen treffen, um diese Thematik genauer zu besprechen?

Sich für Etwas via E-Mail bedanken

We would like to thank you for … Wir möchten uns bei Ihnen dafür bedanken, dass …
Again thank you for … Nochmals danke für …
I am deeply grateful for … Ich bin zutiefst dankbar für …

Auch bei diesen Formulierungshilfen sollte man immer gut überlegen, um welchen Adressaten es sich handelt. Nur so kann die korrekte Ansprache gewählt werden, da es in der englischen Sprache viele formale Formulierungen, aber auch umgangssprachliche Floskeln gibt.

Nachdem alle wichtigen Informationen im Hauptteil formuliert sind, fehlt nur noch ein passender Schlusssatz. 
 

Schlusssatz in der englischen E-Mail

Das Ende einer E-Mail sollte freundlich und persönlich sein. Vor allem, wenn es um berufliche Angelegenheiten oder geschäftliche Angebote geht, sollte man stets höflich formulieren. Hier kann auch noch einmal beschrieben werden, welches Ziel die E-Mail hat, falls der Adressat beispielsweise sehr schnell auf die E-Mail antworten soll oder bestimmte Informationen vom Adressaten gewünscht sind. 

Mögliche Formulierungen für den Schlusssatz in der E-Mail sind:

Please contact us again if … Nehmen Sie bitte wieder Kontakt mit uns auf, falls …
I look forward to hearing from you soon. Ich freue mich, schon bald von Ihnen zu hören.

Grußformel/Schlussformel für die englische E-Mail

Am Ende der E-Mail folgt abschließend die Grußformel. Auch hier gibt es wieder Unterschiede im britischen und amerikanischen Englisch. 
Bei der britischen Version einer E-Mail wird die Schlussformel auf die Anrede abgestimmt. Wurde der Empfänger in der Anrede beim Namen genannt, schreibt man beispielsweise „Yours sincerely“. Wird eine allgemeine Anrede benutzt, lautet die Grußformel eher „Yours faithfully“. Außerdem wird am Ende kein Komma eingefügt.

Beispiel für die formale und umgangssprachliche Form bei Anrede und Schlussformel: 
 

Im amerikanischen Englisch hingegen können alle Schlussformeln, ungeachtet der entsprechenden Anreden, verwendet werden.

Beispiele dafür sind: „Sincerely“, „Best regards“ oder „Best wishes“. Hier wird ein Komma am Ende eingefügt, um in der nächsten Zeile den eigenen Vor- und Nachnamen anzugeben. 
 

Yours sincerely, Mit freundlichen Grüßen (wenn Empfänger namentlich bekannt ist)
Yours faithfully, Mit freundlichen Grüßen (wenn Empfänger nicht namentlich bekannt ist)
Best regards, Beste Grüße
Best wishes, Alles Gute (informell)
Kind regards, Mit freundlichen Grüßen (informell)
   

Abkürzungen bei E-Mails auf Englisch

Um sich Zeit zu sparen, werden oftmals auch gängige Abkürzungen verwendet. Auch hier gilt jedoch, dass vor allem in der Kommunikation mit geschäftlichen Kontakten zunächst keine Abkürzungen verwendet werden sollten, da dies schnell unfreundlich wirken kann, sofern der Adressat noch unbekannt ist. 
 

Englische Abkürzung in E-Mails Englische Form Deutsche Übersetzung
FYI for your information Zu Ihrer Information
RSVP please reply Wir bitten um Rückmeldung
TIA thanks in advance Vielen Dank im Voraus!
PFA please find attached Im Anhang finden Sie …
RE: reply Antwort auf bisherige E-Mail

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Schreiben der englischen E-Mail.

In unserem Ratgeber zum Thema Sprachen finden Sie außerdem weitere verwandte Themen. Darunter unter anderem wie man einen Geschäftsbrief auf englisch verfasst oder wie man einen Report auf englisch schreibt