Buchhaltung lernen

Buchhaltung lernen – Begriffe, Bedeutung und Arten der Belege – das Belegprinzip

Ihre Buchhaltung muss klar, übersichtlich und so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage Ihres Unternehmens verschaffen kann. 
Dazu müssen Ihre Buchungen mit den Angaben der zugrunde liegenden Belege übereinstimmen. Ihre Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen.

Wenn Sie auch Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches sind, dann sind Sie ferner verpflichtet, eine mit dem Original übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (z. B. als Kopie) zurückzubehalten. 

Für Ihre Buchhaltung sind Belege

• beweiskräftige Urkunden über Ihre Geschäftsvorfälle und
• bilden die Grundlage für die Buchung Ihrer Geschäftsvorfälle. 

Damit in Ihrer Buchhaltung die Belege auch die Dokumentations- und Nachweisfunktion erfüllen können, müssen Sie darauf achten, dass die nachfolgenden Bestandteile enthalten sind:

• Belegnummer oder Ordnungsnummer,
• Belegtext des Geschäftsvorfalls,
• Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der Betrag ermitteln lässt,
• Kontolastschrift und Kontogutschrift,
• Belegausstellungsdatum und Belegbuchungsdatum, 
• Unterschriften der verantwortlichen Aussteller oder Buchhalter. 

Für Ihre Buchhaltung ist die Rechnung ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Daher müssen Sie darauf achten, dass die nach Handelsgesetzbuch vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. 

Wenn Ihre Belege diese Pflichtangaben nicht enthalten, wird die Finanzverwaltung Ihren Vorsteuerabzug in der Buchhaltung nicht akzeptierten.

Stufen der Buchhaltung - Belege bearbeiten

Die Umsetzung Ihrer Buchhaltung umfasst die Arbeitsstufen Vorbereitung der Belege, Buchung der Belege sowie Ablage und Aufbewahrung der Belege. 

Vorbereitung der Belege für die Buchhaltung

Für die Buchhaltung müssen Sie nunmehr die Belege sorgfältig buchungsreif vorbereiten. Hierzu gehen Sie die folgenden Arbeitsstufen durch:

• Sie überprüfen zunächst die Belege auf ihre formale, rechnerische und sachliche Richtigkeit.
• Danach bestimmen Sie den relevanten Buchungsbeleg, nämlich dann, wenn mehrere Belege für die Buchung eines Geschäftsvorfalls vorhanden sind.
• Abschließend sortieren Sie die Belege nach Buchungskreisen. 

Sie können in Ihrer Buchhaltung durch die Zusammenfassung von Buchungen auf den Sachkonten ein rationelles Buchen ermöglichen, indem Sie die nächsten beiden Schritte durchführen:

• Sie nummerieren fortlaufend die Belege innerhalb der einzelnen Buchungskreise.
• Mithilfe eines Buchungsstempels geben Sie die Buchungssätze auf den Belegen aus. Diesen Schritt bezeichnet man als „Vorkontierung“.

Belege buchen in der Buchhaltung

Nachdem Sie Ihre Belege vorkontiert haben, buchen Sie diese im Grund- und Hauptbuch. Ihre Buchung ist also die Eintragung eines Geschäftsvorfalls anhand eines Belegs in die Bücher. Dazu müssen Sie die Belegart, den Buchungskreis und die Belegnummer angeben. Sie tragen auf dem Beleg den Belegvermerk (z. B. ER 125) und nach Ihrer Buchung auch einen Buchungsvermerk ein, der das Buchungsdatum (z. B. 28.09.2020), die betreffende Journal-(Grundbuch-)Seite (z. B. J IX/7 = Journal [Grundbuch] für September auf Seite 7) sowie Ihr Kurzzeichen (Ro = Roth) enthält.

In Ihrer Buchhaltung wird damit der Beleg zum Bindeglied zwischen dem eingetretenen Geschäftsvorfall und der daraus resultierenden Buchung. 

Ablage und Aufbewahrung von Belegen

Ihre Belege müssen Sie ordnungsgemäß ablegen und aufbewahren. Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Sie dazu, die Buchungsbelege geordnet, d. h. nach Belegnummern und getrennt nach Belegarten in Belegkreisen (Kassenbelege, Eingangsrechnungen usw.) aufzubewahren.

Ihnen ist aber auch gestattet, die aufzubewahrenden Unterlagen zur Wiedergabe auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. CD, DVD, Blu-Ray-Disk) festzuhalten, wenn Sie sicherstellen, dass die Unterlagen (z. B. Belege) wieder lesbar gemacht werden können. Sofern in Ihrer Buchhaltung eine ordnungswidrige Belegführung erkennbar wird, kann dies als Straftatbestand der

• Steuerhinterziehung oder
• leichtfertigen Steuerverkürzung oder
• Steuergefährdung

bewertet werden.

Muss ich Buchungsbelege aufbewahren?

Sie müssen die Buchungsbelege nach dem Handels- und Steuerrecht 10 Jahre aufbewahren. Dabei beginnt für Sie die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.

Systeme der Buchführung – einfache Buchführung

Im Rahmen einer einfachen Buchhaltung buchen Sie nur Zugänge und Abgänge (Zahlungsvorgänge, aber keine Leistungsvorgänge in Form von Aufwand und Ertrag) in chronologischer Reihenfolge.

Dazu stehen Ihnen u. a. folgende artspezifische Bücher zur Verfügung:

• Inventar- und Bilanzbuch: Verzeichnis der Vermögens- und Kapitalbestände und Ermittlung des Reinvermögens (Eigenkapital)
• Grundbücher: Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle
• Kassenbuch: Erfassung der Bargeschäfte
• Tagebuch: Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle
• Hauptbuch: die Buchung der Forderungen und Verbindlichkeiten erfolgt auf Personenkonten (Debitoren-, Kreditorenkonten, Geschäftsfreunde-/Kontokorrentbuch). Sie müssen jedoch keine Sachkonten führen, d. h., eine sachliche Ordnung aller Geschäftsvorfälle nach Bilanz- und Erfolgsposten müssen Sie nicht vornehmen. 

In der Buchhaltung ermitteln Sie den Erfolg (Gewinn oder Verlust) durch eine Gegenüberstellung des Vermögens am Anfang und Schluss einer Abrechnungsperiode. Dies stellt für Sie den Betriebsvermögensvergleich dar.

Systeme der Buchführung – doppelte Buchführung

Bei der doppelten Buchführung müssen Sie nunmehr alle Geschäftsvorfälle nicht nur in zeitlicher Reihenfolge (Grundbuch, Journal), sondern auch in sachlicher Ordnung (Hauptbuch) aufzeichnen. 
Ihrer Buchhaltung werden neben den Vermögensveränderungen und Schuldenveränderungen (einfache Buchführung) jetzt auch die Ursachen dieser Veränderungen durch die Aufzeichnung der Erfolgskomponenten gezeigt.

Die doppelte Buchführung (Doppik) bedeutet für Ihre Buchhaltung, dass

• jede durch einen Geschäftsvorfall ausgelöste belegmäßige Buchung mindestens zwei Konten (Soll- und Habenbuchung[en]) berührt und
• die Ermittlung des Periodenerfolgs auf zweifache Weise erfolgt, und zwar durch Betriebsvermögensvergleich in der Bilanz und
• durch die Differenz von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung. 

Den Erfolg (Gewinn oder Verlust) Ihres Unternehmens stellen Sie danach wie folgt dar:

• in der Bilanz als Vermögensänderung,
• in der Gewinn- und Verlust-Rechnung als Kapitaländerung. 

Für Ihre Bilanz als Vermögensänderung ergeben sich folgende Schritte:

Die Gewinn- und Verlust-Rechnung stellt Ihre Kapitaländerung wie folgt dar:

Damit gibt Ihre Buchhaltung auch einen Hinweis für die steuerliche Einordnung Ihres Unternehmens. Beim Vergleich Ihres Betriebsvermögens wird Ihr Erfolg (Gewinn oder Verlust) dadurch ermittelt, dass zunächst Ihr Eigenkapital am Schluss eines Wirtschaftsjahres Ihrem Eigenkapital am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres gegenübergestellt wird.

Ihr Eigenkapital (Reinvermögen) ist der Unterschiedsbetrag zwischen Ihrem Betriebsvermögen auf der Aktivseite der Bilanz und Ihrem Betriebsvermögen auf der Passivseite.

Zu dem jetzt ermittelten Differenzbetrag des Eigenkapitals werden Ihre Entnahmen aus dem Betriebsvermögen hinzugerechnet und Ihre Einlagen abgezogen. Dadurch wird gewährleistet, dass Vorgänge aus Ihrer Privatsphäre sich nicht auf Ihr betriebliches Ergebnis auswirken.

Mit den nachfolgenden Schritten wird der betriebliche Erfolg Ihres Unternehmens zusammenfassend dargestellt: 

Die doppelte Ermittlung des Erfolgs durch Ihre Buchhaltung gewährleistet eine rechnerische Kontrolle aller Buchungen, da stets der Erfolg laut Bilanz mit dem Erfolg laut Gewinn- und Verlust-Rechnung übereinstimmen muss.

Eine wesentliche Voraussetzung Ihrer doppelten Erfolgsrechnung ist allerdings die Trennung Ihrer Konten in Bestandskonten und Erfolgskonten, damit sowohl Ihre Bilanzbestände als auch Ihre Erfolgskomponenten ausgewiesen werden.

Konto und Buchung in der Buchhaltung

Die Buchungen von Geschäftsvorfällen werden auf Konten vorgenommen. 

Konto in der Buchhaltung - Begriff und Form

Ihre Konten sind elementare Bestandteile Ihrer doppelten Buchführung und dienen zur Buchung Ihrer einzelnen Geschäftsvorfälle sowie zur Darstellung Ihrer Bilanz und Ihrer Gewinn- und Verlust-Rechnung.

Ihr Konto (lat. conto = Rechnung) ist also eine zweiseitige Rechnung, die auf getrennten Seiten Zugänge und Abgänge aufnehmen kann. Dabei verwenden Sie keine Plus- und Minuszeichen.

Die linke Seite Ihres Kontos wird als Soll und die rechte Seite als Haben bezeichnet.

Eine Ausnahme bzgl. der Seitenbezeichnungen erfolgt jedoch in Ihrem Jahresabschluss. Dort verwenden Sie die folgenden Bezeichnungen:

• in der Bilanz: Aktiva – Passiva und
• in der Gewinn- und Verlust-Rechnung: Aufwendungen – Erträge.

In Ihrer betrieblichen Praxis verwenden Sie vor allem die Konten in T-Form und Reihenform.

Bei der manuellen Buchhaltung addieren Sie beim Abschluss der Konten am Ende der Abrechnungsperiode zunächst die betragsmäßig größere Seite und schreiben das Ergebnis in gleicher Zeilenhöhe auch auf die Gegenseite. Durch Ergänzen errechnen Sie dann den Unterschied beider Seiten, den sogenannten Saldo, den man auf die kleinere Kontenseite setzt, um den Ausgleich beider Seiten herbeizuführen, d. h., Sie saldieren. Den nicht beschriebenen Raum füllen Sie dann durch einen Sperrhaken (sogenannte Buchhalternase) aus, der von links unten nach rechts oben läuft und bis an die Betragsspalte heranreicht. Durch die Sperrung der Freizeilen können Sie nachträgliche unberechtigte Ergänzungen nicht mehr vornehmen. Parallel zu den von Ihnen einfach gezogenen Abschlussstrichen ziehen Sie sodann abschließend Doppelstriche.

Da Sie den ursprünglichen Inhalt Ihrer Eintragung in Ihren Büchern der Buchhaltung nicht mittels Durchstreichen oder auf andere Weise unleserlich machen dürfen, können Sie z. B. auch nicht radieren oder andere Veränderungen vornehmen. Falls Sie aber eine fehlerhafte Buchung vorgenommen haben, können Sie diese am zweckmäßigsten durch Stornieren wieder richtigstellen.

Beispiele für eine fehlerhafte Buchung sind u. a.:

• eine Buchung auf der falschen Kontoseite
• die Einsetzung eines falschen Betrages
• eine Buchung auf einem falschen Konto 

Ihre Stornobuchung (Rückbuchung) wird auf der Gegenseite des Kontos vorgenommen, auf dem Ihre fehlerhafte Buchung erfolgte. Dadurch gleichen Sie in der Buchhaltung den Fehler wieder aus. Im Anschluss können Sie dann die richtige Buchung durchführen. 

Bestandskonten und Erfolgskonten in der Buchhaltung

In Ihrer Buchhaltung bekommen die Konten Namen. Als Bestandskonten bezeichnen Sie die in die Bilanz einbezogenen Aktivkonten und Passivkonten. In Ihrer Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlust-Rechnung) werden als Erfolgskonten die Aufwands- und Ertragskonten dargestellt. 

Buchungen in der Buchführung

Eine wichtige Aufgabe Ihrer Buchhaltung ist die Vornahme einer Buchung. Bei der Buchung übertragen Sie Ihre Geschäftsvorfälle auf die betreffenden Konten, indem Sie wie folgt buchen:

• ins Soll Mehrungen auf aktiven Bestandskonten
• ins Haben Minderungen auf aktiven Bestandskonten
• ins Haben Mehrungen auf passiven Bestandskonten
• ins Soll Minderungen auf passiven Bestandskonten 

Bei Ihrer Buchung von Geschäftsvorfällen in der Buchhaltung können Sie einfache oder zusammengesetzte Buchungssätze bilden.

• Beim Ihrem einfachen Buchungssatz berühren Sie zwei Konten. Hier gilt für Sie: Soll = Haben
• Beim Ihrem zusammengesetzten Buchungssatz werden von Ihnen mehrere Konten aufgerufen. Hier gilt für Sie: Summe der Sollbuchungen = Summe der Habenbuchungen
• Ihr Buchungssatz beginnt stets mit der Sollbuchung und lautet generell: Konto Soll (Betrag) an Konto Haben (Betrag)

Damit bezeichnen Sie Ihre Sollbuchung nunmehr auch als Lastschrift und die Habenbuchung als Gutschrift.

Buchhaltung lernen – Kontenrahmen und Kontenplan

Abschließend sollten Sie für Ihre Tätigkeit in der Buchhaltung zwei wichtige Begriffe kennenlernen.

Kontenrahmen sind branchenspezifische systematische Organisations- und Gliederungspläne von Konten.

Kontenpläne stellen Ihre unternehmensspezifische Ausgestaltung eines Kontenrahmens dar. Nur die Konten, die in Ihrem Unternehmen tatsächlich benötigt und geführt werden, werden in den Kontenplan übernommen. Kontenrahmen und Kontenpläne können in Ihrem Unternehmen nach dem Abschlussgliederungsprinzip oder nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut werden.